Pergunte a uma incorporadora de onde vieram as vendas do último trimestre. Se a resposta depende da memória dos corretores, a empresa está investindo em marketing no escuro. O CRM existe para trocar memória por registro.
Um funil que cabe em qualquer lançamento
Não é preciso inventar. Sete etapas cobrem o caminho da maioria dos empreendimentos:
- Lead novo: acabou de chegar e ainda não foi contatado.
- Em contato: já houve tentativa, e a conversa está em andamento.
- Qualificado: perfil, capacidade e prazo confirmados.
- Reunião ou visita agendada.
- Reunião ou visita realizada.
- Proposta.
- Venda.
Além delas, uma saída: Perdido, sempre com o motivo.
As regras que fazem o CRM funcionar
A ferramenta importa menos do que a disciplina. Quatro regras resolvem a maior parte dos problemas:
- Todo lead tem origem. Campanha, anúncio, indicação, estande ou imobiliária. Sem origem, não há como saber o que funciona.
- Todo lead tem uma próxima atividade agendada. Negócio sem tarefa futura é negócio esquecido.
- Toda perda tem motivo. Preço, prazo de obra, localização, crédito negado ou sem resposta. O acumulado desses motivos mostra onde o produto ou o atendimento está falhando.
- O que não está no CRM não aconteceu. Conversa combinada só no WhatsApp pessoal do corretor não existe para a empresa.
O que medir em cada etapa
- Lead novo para em contato: tempo até o primeiro contato. É o indicador mais negligenciado e um dos mais decisivos.
- Em contato para qualificado: taxa de qualificação por origem. Mostra quais campanhas trazem gente com perfil.
- Qualificado para reunião agendada: eficiência de quem faz o primeiro atendimento.
- Agendada para realizada: taxa de comparecimento.
- Realizada para venda: eficiência do fechamento, por corretor.
Some a isso o tempo médio em cada etapa. Leads parados há semanas no mesmo ponto indicam falta de acompanhamento.
Os três relatórios da reunião semanal
- Funil da semana: quantos entraram em cada etapa e as taxas de passagem.
- Vendas por origem: de onde vieram os contratos assinados, cruzado com a verba de cada canal.
- Motivos de perda: o que mais tirou clientes do funil no período.
Com esses três, a conversa entre marketing e comercial deixa de ser disputa de opinião sobre a qualidade do lead.
Erros comuns
- Funil com etapas demais: ninguém atualiza e os dados perdem valor.
- CRM usado só pela gerência: quem atende precisa registrar na hora.
- Etapas movidas em lote no fim do mês: as datas ficam erradas e as taxas, inúteis.
- CRM desconectado da mídia: o cadastro deveria entrar automaticamente, com a origem preenchida, e os desfechos deveriam voltar para a plataforma de anúncios. Veja Pixel e API de Conversões.
Por onde começar
Se hoje a operação vive de planilha, comece pequeno: as sete etapas, as quatro regras e uma reunião semanal de quinze minutos olhando o funil. Em um mês, a empresa já sabe mais sobre as próprias vendas do que soube no ano anterior.